浅谈会计电算化的内部控制|浅谈会计电算化的内部控制论文

　　随着会计电算化被人们广泛应用，越来越多的企业都意识到会计电算化内部控制的重要性。下面是小编为你整理的会计电算化的内部控制论文，希望对你有帮助。

　　浅谈会计电算化的内部控制

　　摘要：企业实现了会计电算化后，会计数据的处理更高效、准确。为管理者提供高质量的会计信息和会计分析决策能力，给企业带巨大效益，同时也给企业内部控制提出了更严苛的要求。因此，加强会计电算化环境下的内部控制显示得更加重要。

　　关键词：会计电算化影响强化内部控制

　　1 我国电算化发展简况及会计电算化控制的概念

　　1.1 电算化是会计发展史上的重大变革

　　以1983年为分水岭，以这以前是研究和准备阶段，以进行单项会计业务核算为主，缺少与之相匹配的工具软件和专业人员。1983年以后，随着计算机技术迅猛发展，会计电算化也得到了飞迅发展。在法律法规上来看，从《会计核算软件管理的几项规定(试行)》，到《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》等法规的颁布实施，为我国的会计电算化发展指出了规范的发展方向。目前，市场上出现了一系列的实用、高效的财务软件，信息的处理和分析日趋专业智能化。它既适应了会计工作发展的需求，也为企业带来了巨大的经济效益。因此其内部控制显得尤为重要。

　　1.2 会计电算化内部控制的概念

　　会计电算化是建立在计算机理论和会计原理及成本与管理会计等理论基础上，对手工会计数据处理、收集、存储、传输以及报告方式进行重大变革后建立的新型的会计信息系统，在一定程度上对原有内部控制制度造成了冲击。会计电算化内部控制是指企业在电算化环境下及时发现并纠正各种错误、故障以及舞弊等现象而采取各种有效的措施，以确保系统的正常运行。分为总体控制和应用控制两部分。总体控制是指对计算机会计信息系统的组织、开发、引用等方面的控制。应用控制是对具体的应用系统的程序而设置的各种控制措施，包括输入控制、处理控制和输出控制三个方面。

　　2 会计电算化对内部控制的影响

　　2.1 控制对象变化的影响

　　手工会计系统内部控制着重通过凭证传递，规定各个工作点的任务，对所有工作点进行内部控制。会计电算化信息系统的数据处理显现出开放、共享、分散的特点，因此企业的内部控制不仅再局限于企业的内部，而且使财务管理从静态走向动态，加之远程通信技术的优势可实现了会计信息处理的实时控制。如，远程转账、资金调度等。使原来需要许多人完成的工作，现在可能只要一个人在某台终端机上就能完成。在电算化环境下，由于无纸化交易等处理模式的应用，经济业务被储存在磁性介质上，会计各项信息处理业务都靠计算机操作来完成。再者，由于会计电算化信息系统是一个复杂的系统工程，所以其内部控制还包含系统开发过程控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及数据输入、处理、输出的正确性控制等。所以导致内部会计控制的对象由人工控制向人机控制相结合转变。

　　2.2 内部控制形式改变的影响

　　实现电算化后，计算机的应用提供了先进的控制技术，且电算化程度越高，程序化控制的要求就越多。原始数据的收集、审核、输入由会计人员操作，经济业务的记录和加工、报表的生成和查询、报表数据的勾稽关系检查等已移入计算机系统内部，由机器自动完成。在系统安全可靠，没有非法操作的情况下，是不可能出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的。这样，计算机控制取代了许多手工会计条件下的人工控制，克服人工控制的随意性，并且比单纯的人工控制更严格、更可靠。所以，手工条件下的一些控制措施就失去了意义。

　　2.3 存储介质变化的影响

　　在手工会计核算中经济业务均记录于纸上，分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表，可以运用签盖章等控制措施，形成资料原件。这些原件如果被修改，很容易识别出修改的痕迹，具有直观性和可追溯性，是传统纸质原件的一大特点。在电算化条件下，数据和信息存储在磁性介质中，无法直观地看见。如果磁性介质上的数据被篡改，很难辨别所谓的原件。再者，由于数据高度集中，未经授权的人员可能不留痕迹地浏览，甚至复制、伪造、销毁所有数据文件。因此，在电算化环境下对数据和信息的保护变得更加重要。

　　通过以上简要分析看出，会计电算化使会计内部控制体系出现了一系列有利也有弊的变化。许多手工环境下行之有效的内部控制措施已不能满足新形势的要求。必须针对现在新的形势、新的环境，强化会计电算化环境下的内部控制制度。

　　3 强化电算化内部控制的措施

　　3.1 强化组织机构和人员控制

　　组织机构的设置是否合理有效直接影响企业的经营管理效率。会计电算化信息系统要按照不相容职务相分离的原则，通过岗位设置和权责划分建立相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。严格执行相关的人事管理制度，关键岗位要实行定期轮换制。企业要创造良好的文化氛围，保证各个岗位人员权利和义务相适应，定期考核，奖优罚劣，激发员工的工作热情和积极性。

　　3.2 强化内部审计的作用

　　内部审计是企业内部控制系统的重要组成部分，是内部会计监督的重要方法。电算化环境下，内部会计控制体系涉及到系统维护、程序操作、会计人员等方面，既要保证会计信息质量、系统安全，更要保证数据的准确和完整，及实施控制的有效性、效益性。因此，要提升内部会计审计人员的综合素质，在电算化系统开发过程中要有内部审计人员参加。定期对会计工作流程进行审计：检查电算化会计账务处理过程是否合规;凭证附件是否完整规范，电子数据与书面资料是否相符;不合要求或错误的账表是否及时更正或调整;磁性存储介质保存是否安全;能否预防非法修改历史数据等。针对各个环节进行有效控制，提高系统的安全性和可靠性。在审计方法上，可以结合传统审计方法，综合运用计算机外部审计法、计算机联网审计法等科学方法，发挥内部审计发现问题、分析问题和解决问题的作用。　　3.3 强化系统操作管理制度

　　制定会计电算化系统操作管理制度，严格遵守会计业务处理流程。包括系统使用管理、上机操作规程、业务处理程序等。从制度上界定操作人员的工作职责和权限，以规范操作人员的行为，保证会计电算化系统安全可靠的运行，利于内部控制制度的执行。制定已输入计算机的原始凭证和记账凭证未经审核登入机内账簿的措施。制定防止机内数据被恶意篡改的措施。制定日常上机操作日志制度，记录每天的上机操作情况，预防重复操作、漏操作和误操作等现象的出现。

　　3.4 强化数据输入、处理、和输出的控制

　　只有输入正确的会计数据，才能保证输出的会计信息的正确。要建立起完善的审核机制和安全有效的数字签名制度，特别要针对一些软件无法查出的错误进行认真的审核。保证数据的处理方法和过程都规范化，维护系统的准确性和稳定性，这样才能保证会计信息的质量。数据处理控制，是对计算机程序对数据处理的有效性和可靠性进行控制。系统要有确认数据经复核后才能入账的控制;及时发现或防止数据丢失、重复或出错的控制;对已入账的凭证，只提供留有修改痕迹的控制;拒绝更改机内已生成的报表数据的措施等。输出控制是指审查输出的数据是否完整、真实、准确，能否满足数据使用者的要求。输出的会计资料要按规定登记保管。有输出格式控制、打印输出控制和网络传输控制等。

　　3.5 强化安全保密控制

　　程序的安全关系到系统的运行，数据的安全牵涉到财务信息的完整和保密。因此要做到程序和数据不丢失、不损毁、不泄露，不被非法入侵，会计软件要进行编译或加密处理。非系统维护人员不得接触源程序和加密文件，防止出现程序被破坏的可能。程序要做好备份，以备系统重安以及恢复数据恢复和重建的需要。制定具体的防病毒措施，采取形式多样的预防措施。如果确需使用公共软件或共享软件及所有来不明历的存储介质，必须经过病毒查杀后才能使用。定期对系统进行病毒检测，及时升级本系统的防病毒产品，加强软件自身的防病毒能力，充分发挥病毒防火墙的功能。重要的数据应加密存储或以密码的形式在网络中传输。

　　3.6 强化文档资料管理的控制

　　档案资料是会计信息最原始、最可靠、最根本的凭据，会计档案保管工作是实施内部控制的重要方式之一。必须严格依据《会计档案管理办法》、《会计电算化管理办法》等制定电算化会计档案管理制度。严格岗位责任制，实行专人专岗。纸质会计档案，如会计凭证、账簿、财务报表等应根据《会计档案管理办法》的相关规定妥善保管。电子档案要使用优质光盘记录所有信息。按规定定期对档案进行检查和复制，做好数据维护工作。及时对本年档案归类整理，存档的光盘需由系统管理员、档案管理员和财务负责人签字确认。做好档案保密工作。电算化档案一般不得外借，如确因工作需要外借时，必须经过财务负责人批准，办理相关的借阅手续。借阅人不得对档案的数据和内容进行非法操作，归还时还要注意进行病毒查杀。更换电算化会计档案管理员时，要办理交结手续，编制交结清册，由财务负责人进行监交。电子档案室要选择干燥防水、防火、防盗、防磁的地方。室内可安装温控设备，保持通风透光，保持清洁。降低会计电子档案毁损和丢失的风险。

　　3.7 强化专业人员的培养

　　电算化内部控制能否起到应有的作用，很大程度上取决于会计人员的质素。因此必须加强电算化综合型人才的培训，对会计人员增加计算机相关知识的培训，这样才能更好地进行电算化的操作和控制。对电算化软件的开发人员和系统维护人员进行必要会计知识培训.使软件的开发和编制更符合会计核算工作的实际。这样既可以缓解技术压力，降低咨询维护费用，又能充分发挥会计电算化内部控制的作用，推动会计电算化事业从核算型向管理型和智能型地转变。

　　综上所述，随着会计电算化技术的发展，要建立和完善更为科学的与之相适应的内部控制体系，既是建立现代企业制度的内部要求，也是提高企业竞争能力的重要手段。

　　参考文献

　　[1] 毛奕.电算化会计[J].――首都经济贸易大学出版社，中国家业大学出片版社，2002(3).

　　[2] 李慧文.电算化信息系统下的会计控制研究[J].中国总会计师，2010(4).

　　[3] 邱保印.从电算化会计信息处理特点看电算化会计发展趋[J].上海会计，2009(4).

　　浅谈会计电算化环境下的内部控制

　　【摘要】随着计算机、网络等信息技术在会计领域的广泛应用,实行会计电算化管理的企业越来越多。文章初步探讨了电算化环境下内部控制的新特点与新问题,并就如何加强和完善电算化系统的内部控制提出了建议。

　　【关键词】会计电算化; 内部控制; 措施

　　内部控制一般包括内部管理控制和内部会计控制。电算化会计系统的内部控制则是内部控制的特殊形式,也是内部会计控制深层次的发展。随着科学技术和网络技术的发展,电子计算机数据处理技术在会计领域已得到广泛的应用。2005年5月份沙曲矿开始组建局域网应用重庆林木森企业之魂会计核算软件,开始了简单的会计电算化工作,在此基础上到2007年年底利用网络技术运用北京用友U8软件进行会计电算化工作,到2009年运用北京ERP智能会计核算系统和OA网络无纸化办公系统,逐步实现了以电子计算机替代人工记账、结账、报账、自动检查勾稽关系以及会计信息的统计、分析、判断甚至提供决策的过程。它的应用使会计数据处理的速度加快了,核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,并且使会计人员从繁重的手工会计工作中解脱出来,但也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题,加之会计电算化系统内部控制的局限性,就如何加强会计电算化内部控制在信息和科学技术迅速发展的今天显得尤为重要。

　　一、会计电算化系统对内部控制的影响

　　(一)内部控制形式的变化

　　由于计算机运行具有快速、稳定的特点,并按照特定的控制程序,具有很强的逻辑判断与逻辑推理能力,使内部控制的形式发生了很大的变化:第一,原手工操作的编制科目汇总表,凭证汇总表,资产与负债试算平衡,相关费用、成本的结转,账簿的登记,总账和明细账的核对等,这些内部控制措施在实施电算化后已失去了存在的必要性;第二,原手工操作下的一些内部控制措施,在实行电算化后转移到了计算机内部,如记账凭证借贷金额的平衡,各科目发生额的平衡,各账户余额的平衡检查,本表、表与表之间平衡检查等。由此可见电算化会计的许多内部控制方法主要是通过会计电算化软件实现的。因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一制度控制变为计算机控制为主,人工控制为辅的人机控制相结合的形式。

　　(二)内部控制内容的变化

　　随着现代化信息技术在会计领域的广泛应用,企业利用电算化带来便捷、准确信息的同时,也给电算化环境下的会计工作增加了新的控制内容:主要有电算化硬件的配备、维护、管理的控制;软件的购置、安装、调试、维护,以及修改、升级、软件更换控制;电算化会计主管,系统管理员、软件操作员的岗位责任控制,以及会计电算化操作控制;会计数据存储保管档案的管理控制等。

　　(三)内部控制重点的变化

　　手工系统内部控制的重点是对会计岗位职务分离的控制,会计基础规范的控制,业务程序的控制,记账凭证传递、保管的控制,记账程序的控制及账证核对、账账核对、账实核对、账表核对的控制。会计电算化环境下内部控制的重点放在原始数据输入计算机的控制、会计信息输出的控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制、系统的安全控制等方面,控制的要求也更加严格。

　　(四)内部控制工具的变化

　　手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器,计算过程每运算一次要重复一次。由于不能存储运算结果,会计人员边运算边记录,工作量大、速度慢。电算化系统使用的运算工具是电子计算机,数据处理过程由机器完成。由于它能存储运算结果,人只要输入原始数据便能得到所预期的信息。

　　(五)内部控制信息存储方式的变化

　　手工系统的所有信息都以纸张为载体,占用空间大,保管不易,查找困难。电算化系统除必要的会计凭证之外,均可用磁性材料(磁带、磁盘等)作信息载体,它占用空间小,查找方便,保管容易。

　　(六)内部控制人员的变化

　　手工系统中的人员均是会计专业人员,其中的权威应该是会计师。电算化系统中的人员将由会计专业人员,电子计算机软件、硬件及操作人员组成,其中的权威应该是掌握会计电算化高级知识的会计师。

　　二、会计电算化系统内部控制存在的局限性

　　在电算化会计系统环境下,有形记录与手工会计系统相比大为减少,沙曲矿为避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险,企业全部的经济业务均记录在纸张之上,每年度打印会计账簿装订成册。但账务处理的相关数据文件存储于计算机或硬盘等电子介质上,特别是在硬盘或其他电子介质上更改数据不会留下任何痕迹。这样对会计数据的真实性、有效性和完整性造成了威胁,一旦出现舞弊行为,后果将是不堪设想。目前,在会计工作实践中,会计电算化系统内部控制存在的问题主要表现在以下五方面。

　　(一)受管理层干预的影响大

　　任何一项制度都是企业管理和发展的需要,内部控制作为管理的一个组成部分,它理所当然地按其管理人员的管理意图运行,尤其是单位负责人的决策更是起决定作用。如果单位内部行使控制职能的管理层干预,即使具有良好的内部控制也不会发挥其应有的效能。管理层的干预一直是导致许多内部控制失效的重要原因之一。

　　(二)弱化会计理论与实务的发展

　　随着电算化的普及和网络国际化,会计基础理论的会计要素、会计等式、复式记账和借贷记账法,账簿的设置与登记,对账和结账,错账的更正方法,由会计电算化取代。会计工作者的基础理论在实际工作中的应用和操作能力已逐渐被弱化。对账方法、错账更正方法、会计理论和实践部分已被脱节,淡化了会计专业人员学习和领悟会计理论的能力,使会计理论与实务之间的联系产生了一定的缝隙。

　　(三)数据的安全性差

　　沙曲矿2003―2005年手工记账时期记录的数据分散于各个不同岗位的会计人员,而实施会计电算化系统核算以后,由于人们的主观判断由计算机取代被忽略,会计电算化数据处理过于集中,存储的数据可以被不留痕迹地改写和删除,数据的存放形式增加了数据再现的难度,数据处理过程无法观测等原因,无形之中增加了企业潜在的风险。第一,沙曲矿现运用的ERP电算化系统虽有财务分工功能,每个操作员都设置有自己的口令和不同的工作权限,但在电算化实际中每个操作员按规定登陆ERP系统后,都可点击进入账簿系统,可以浏览与岗位无关的账簿数据,特别是加大了对货币资金管理和安全运行的风险,这样,财务分工的控制也就名存实亡。第二,计算机专业人员和系统开发人员可以利用专业计算机技术和网络技术在任何场合轻易地浏览各种数据文件。如沙曲矿OA办公自动系统中,单位领导层的通讯信息,重要的人事任免文件或其他涉及有商业价值的信息等,易造成信息和会计机密数据被泄漏或盗取。第三,会计数据文件大量地保存在电子介质中,一旦发生任何火灾、水灾、盗窃之类的事件,就可使全部数据丢失或毁损;同时保存材料要防水、防潮、防磁和防尘,对环境温度也有一定要求。

　　(四)监督的有效性差

　　根据财政部的有关规定,以计算机代替手工记账的单位必须由有关财政部门或上级主管部门的审批,运用互联网输出、输入或处理数据,还需到公安部门登记注册。沙曲矿2005年5月份开始实行会计电算化,在会计电算化和手工记账并行一年且运行数据与手工账薄保持一致后,在集团公司直接业务指导下,于2005年5月直接实施会计电算化。目前运行的ERP系统也未进行备案工作。虽然沙曲矿逐步建立和完善了相关的会计电算化的内部控制制度,但并没有切实执行国家的相关规定。

　　(五)缺乏综合判断能力

　　尽管计算机运行速度快、准确度高,也有很强的逻辑推理能力,但以其代替手工操作的同时也使系统丧失了人类所独有的不合逻辑、不合理及特殊事项的综合判断能力和推理能力。一旦某一环节发生差错,将会导致账务系统一系列的错误,使整个会计信息系统面临巨大的灾难。

　　三、会计电算化环境下内部控制的具体措施

　　会计电算化是会计发展的必然趋势,电算化条件下会计信息系统具有明显的优势。应树立信息意识,更新控制观念,改变思维方式,有效利用会计电算化作为防范风险的工具,使业务活动和内部控制制度有效结合起来,减少错误或舞弊的发生,提升企业的整体管理水平,以保障企业管理目标的实现,主要采取的措施有以下八个方面。

　　(一)合规、合法性控制

　　合规、合法性的控制,是一切单位进行经济活动的原则。建立和健全企业内部控制系统必须符合国家财政政策、法规和基础相关制度的规定,每一项经济业务必须被控制在合规、合法的范围内开展。沙曲矿财务科严格审核各项收入和支出是否合理、合法,是否符合开支标准,盈亏计算是否真实,对不合规、不合法的经济业务应坚决予以揭露和制止。

　　(二)授权、分权控制

　　沙曲矿建立内部控制系统时,将个人按其所授权力与应负的责任相联系,制定“一岗三职”,即岗位责任制,安全操作标准责任制,廉政责任制。明确岗位应予履行的任务及其应负的责任,并定期进行检查,做到事事有人管,人人有专责,办事有标准,工作有检查,从而对各项经济业务进行控制。使每一项经济业务从发生至结束的整个过程中,谁核准、谁经办、谁复核、谁验收、谁审批等都在制度中予以充分说明,做到分工负责,权责分明。

　　(三)不相容职务控制

　　建立内部控制系统,对不相容职务进行分离,使其分别由两人以上担任,以便相互核对、相互牵制,防止舞弊。例如沙曲矿银行付款业务推行“四人联办制”,工程和物资实行三人联合验收制度,使一项经济业务的全过程不应由一个人或一个部门单独处理,应分割为若干环节分属不同的岗位或人员去办理。采取的具体措施有:授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离;执行某项经济业务和审查该项业务的职务分离;执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离;记录某项经济业务与审核该项经济业务的职务要分离;保管某项物资和记录该项物资的职务要分离等。

　　(四)业务程序标准化控制

　　沙曲矿财务科推行业务标准化建设,将每一项经济业务活动都划分为六个步骤:授权、主办、核准、执行、记录和复核。这种按照客观要求建立的标准化业务处理程序,不仅有利于实际业务活动按照事先规定的轨道进行,而且对实际业务活动做到了事前、事中和事后的控制。这种标准化处理程序,汇编成各种管理制度和各种业务处理程序流程图,采取这种方式控制,不仅使经办人员有章可循,能按照科学的程序办事,而且可以避免职责不清和相互扯皮的现象。

　　(五)复核核对控制

　　为了保证会计信息的可靠性,推行经济业务复查制,即每月在凭证装订前,责成业务科长和会计中心主管对每笔经济业务进行复查核对,以免发生差错和舞弊。对已完成的经济业务记录进行复查核对,是控制记录使其正确可靠的重要方法。复查核对一般分为两种:一种是将记录与所记的事实相核实;另一种是记录之间的相互复查核对。通过这两种复查核对,能进一步保证记录真实、完整、正确。复查核对的内容包括:凭证之间的复查核对、凭证和账簿之间的复查核对、账簿和报表之间的复查核对、账簿之间的复查核对等。建立严格的复查核对制度,有利于及时发现并改正会计记录中的错误,做到证、账、表相符。

　　(六)人员素质控制

　　人员控制是会计电算化内部控制的根本。内部控制系统的实施是否有效,关键取决于实施内部控制系统人员的素质。人员素质的控制,首先对本身素质提出较高要求外,还通过对会计人员的选择、使用和培训相结合的方式,提高会计电算化业务水平、技能、职业道德水准及综合业务素质,使执行人员的素质达到规定的要求;其次对人员的岗位进行定期轮换,以增加对其岗位的全面复核,从而达到控制的目的。有关岗位实行定期轮换,实践中证明是行之有效的控制措施,不仅使其某项职务的承担人员发生的错弊能短时间内被发现和纠正,而且可以促使相关人员兢兢业业地工作,以便交接时经得起检查,从而增强内部控制的功能。

　　(七)加强内部审计控制

　　内部审计是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计制度落实的关键。为加强会计电算化内部审计采取了三项措施:1.制度审计,对会计电算化后内部控制制度的审计。2.技术审计,在制度审计中发现漏洞与疑点时,或者认为有必要对系统设计、程序设计进行实际测试时,需要用特定的计算机审计程序对电算化设计进行审查。3.数据审计,用计算机审计程序对数据进行真实性、合法性、合理性的审核,例如成本费用的分摊,利润的分配,税金的计算等,有利于检测财务软件的可靠性,有利于提高会计核算质量和管理水平。

　　(八)风险意识的控制

　　意识是行动的向导。利用每月一次经营座谈会的形式,财务科及时通报日常业务办理和审计中存在的问题,使企业及相关人员正确认识电算化环境下内部会计控制的重要性,强化风险意识,营造风险防范从我做起的氛围。

　　总之,任何电算化系统都不是无懈可击的,任何规章制度也不是天衣无缝的,完善有效的电算化系统及管理制度是电算化会计系统安全之本;提高会计电算化人员素质,规范和完善电算化会计系统操作和管理章程,重视内部审计,增强数据安全意识,是当前强化电算化环境下内部控制的关键问题。●

　　【参考文献】

　　[1] 牛荣恩.内部控制评价[M].时代出版社,2002.

　　[2] 秦荣生.内部控制与审计[M].中信出版社,2009.

　　[3] 励景源.会计电算化[M].离心会计出版社,2006.

　　[4] 赵保卿.内部会计控制制度设计[M].复旦大学出版社,2006.

　　[5] 金中泉.基础会计[M].中央广播电视大学出版社,2009.

《浅谈会计电算化的内部控制|浅谈会计电算化的内部控制论文.doc》

将本文的Word文档下载到电脑，方便收藏和打印

推荐度：